Référence : 2023 TCDP 52

Date : le 20 novembre 2023

Numéro du dossier : T2582/13920

[TRADUCTION FRANÇAISE]

Entre :

Ray Davidson

le plaignant

- et -

Commission canadienne des droits de la personne

la Commission

- et -

Affaires mondiales Canada

l'intimé

Décision sur requête

Membre : Kathryn A. Raymond, c.r.

 

I. Aperçu

[1] La présente décision sur requête, qui concerne la gestion de l’instance, vise à expliquer aux parties pourquoi elles ont l’obligation de respecter les directives du Tribunal, notamment en ce qui concerne la préparation de documents en vue d’une audience.

[2] Les parties ont déposé une liste conjointe de documents et des documents en prévision de l’audition de la présente plainte. Or, ces documents n’ont pas été préparés conformément aux directives du Tribunal. Les parties sont donc tenues de corriger les erreurs qui pourraient nuire à l’utilisation et à la gestion efficientes des documents à l’audience et de déposer à nouveau la liste des documents et les documents auprès du greffe.

[3] Le 14 novembre 2023, le Tribunal a envoyé aux parties une lettre distincte pour leur expliquer ce qui devait être corrigé et ce qui ne devait pas l’être. Il leur a également indiqué la date à laquelle elles devaient déposer à nouveau leurs documents et les a informées qu’elles allaient ensuite recevoir la présente décision sur requête, accompagnée des motifs.

[4] Un document décrit dans la liste de documents comme une [traduction] « version caviardée » a été caviardé et surligné sans aucune explication. Si une des parties a unilatéralement décidé d’ajouter des marques au document au cours de l’instance, elle n’y était pas autorisée. Les autres parties avaient le droit d’être avisées des caviardages projetés, à supposer qu’elles ne l’aient pas été. La partie qui désirait faire des caviardages aurait d’abord dû demander au Tribunal l’autorisation d’expurger le document, voire présenter une demande d’ordonnance de confidentialité.

[5] Le Tribunal émettra d’autres directives lorsque la partie concernée aura fourni des éclaircissements au sujet des caviardages et des mises en relief.

II. Contexte

[6] L’article 36 des Règles de pratique du Tribunal canadien des droits de la personne (2021) (les « Règles ») exige que les parties préparent et déposent la liste des documents et les documents (la « liste de documents ») avant l’audition d’une plainte. Le paragraphe 36(1) prévoit ce qui suit :

Liste de documents

36 (1) Chaque partie dépose, au plus tard le trentième jour précédant le premier jour d’audience prévu, la liste des documents qu’elle entend produire en preuve à l’audience, à l’exception du rapport d’expert visé à la règle 22, et une copie de chaque document.

[7] La liste de documents est le point de référence pour les documents que les parties entendent produire en preuve à l’audience. Elle sert de table des matières et elle aide le Tribunal et le greffe pour la gestion et la description des documents qui sont admis en preuve et qui sont déposés comme pièces.

[8] L’audition de la présente plainte est tenue par vidéoconférence. Les parties y participeront à partir d’endroits différents. Plusieurs des documents déposés avec la liste de documents seront vraisemblablement partagés à l’écran pendant la vidéoconférence.

[9] Le Tribunal a écrit une lettre aux parties pour leur expliquer, par écrit, comment préparer les documents en vue d’une audience tenue par vidéoconférence (le « guide »). Les directives formulées dans le guide ont été établies en réponse à des questions de procédure fréquemment posées par les parties au sujet de la préparation des documents en vue d’une audience et elles reflètent l’expérience du Tribunal. Le guide a également été rédigé à l’intention des parties de façon à tenir compte des circonstances de l’espèce, alors que le plaignant agit pour son propre compte.

[10] Le guide visait notamment à garantir que les documents soient organisés et décrits de manière raisonnablement uniforme et qu’ils puissent être consultés et examinés facilement et efficacement pendant l’audience virtuelle. Il y était expressément expliqué comment préparer une liste de documents en format électronique. Le guide comportait notamment des directives sur la manière de déposer un grand nombre de documents électroniques auprès du greffe ainsi que des directives visant à faciliter pour le Tribunal et les parties l’accès aux documents électroniques pendant l’audience et la navigation entre la liste de documents et les documents mêmes.

[11] En plus du guide, les parties ont reçu un modèle électronique de la « liste des documents et les documents », avec des exemples indiquant la manière d’utiliser le modèle et les renseignements à inclure dans la description du document, le cas échéant. Les parties ont été invitées à préparer leur liste de documents conformément au guide, en respectant le modèle, en vue de l’audience.

[12] Les parties ont ensuite fait savoir qu’elles avaient l’intention de déposer une liste conjointe de documents au nom de toutes les parties. Elles se sont donc entendues sur les documents à inclure à la liste, pour autant que ces documents ne soient pas automatiquement déposés à titre de pièces et que chacune des parties se réserve le droit de s’opposer à ce qu’un document devienne une pièce. Il a ainsi été possible de réduire au minimum le nombre de listes de documents à partir desquelles les documents seront partagés à l’écran pendant l’audience, ce que le Tribunal a apprécié.

[13] Au moment du dépôt, l’avocat de l’intimé a confirmé que la liste conjointe de documents avait été préparée par l’équipe du contentieux de l’intimé conformément au guide et au modèle, avec la participation et le consentement des autres parties. À certains égards, la liste de documents avait été préparée comme demandé, mais à d’autres, non. Les documents déposés comportaient également des erreurs administratives, par exemple le manque d’uniformité dans l’orientation des pages d’un document volumineux.

III. La décision sur requête en matière de procédure

[14] Les parties ont été informées qu’elles devaient corriger les erreurs commises lors de la préparation de la liste de documents et déposer à nouveau cette liste auprès du Tribunal. Les erreurs les plus susceptibles d’avoir une incidence sur l’audience devaient être corrigées. Par contre, il n’était pas nécessaire de s’attarder aux erreurs dont la correction aurait exigé beaucoup de temps à l’approche imminente de l’audience ou qui pourraient être corrigées à l’audition sans inconvénient majeur.

IV. Les motifs

[15] L’article 48.9 de la Loi canadienne sur les droits de la personne, L.R.C. (1985), ch. H‑6 (la « Loi ») confère au Tribunal un pouvoir discrétionnaire à l’égard des questions de procédure. Le paragraphe 48.9(1) prévoit que « [l]’instruction des plaintes se fait sans formalisme et de façon expéditive dans le respect des principes de justice naturelle et des règles de pratique. » En outre, l’article 5 des Règles exige que le Tribunal interprète et applique les Règles de façon à trancher « la plainte sur le fond de façon équitable, informelle et rapide ».

[16] Ainsi, le Tribunal jouit d’une certaine latitude pour émettre des directives en matière de procédure lorsque certains aspects ne sont pas traités expressément dans les Règles. Comme l’a récemment confirmé la présidente Khurana dans la décision Ryan Richards c. Commission canadienne des droits de la personne et Service correctionnel Canada, 2023 TCDP 51, au paragraphe 29 :

[…] [L’]on s’attend à ce que les tribunaux administratifs […] allègent et simplifient la procédure pour favoriser ainsi l’accès à la justice (Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration) c. Vavilov, 2019 CSC 65, [2019] au par. 29). Les parties doivent en retour faire leur part pour favoriser cette souplesse, afin que l’affaire aille de l’avant le plus efficacement possible. (non souligné dans l’original)

[17] En l’espèce, le Tribunal a fourni le guide et le modèle afin d’alléger et de simplifier le dépôt préalable des documents nécessaires à l’audience virtuelle. Les directives devaient notamment aider les parties à préparer les documents requis par les Règles de façon efficiente. Les directives ont été élaborées en fonction des questions fréquemment posées et elles visaient à assurer une certaine uniformité dans les documents qui allaient être déposés par les parties et utilisés à l’audience. Les directives étaient par ailleurs généralement utiles pour assurer le bon déroulement d’une audience virtuelle. Elles visaient à permettre une gestion simple et efficace des documents lors de l’audience, tant pour les participants que pour le Tribunal.

[18] Le guide et les directives qu’il contient ne figurent pas dans les Règles et ne devraient pas y figurer; les documents, comme le guide et le modèle fournis en l’espèce, offrent davantage de souplesse quant à l’application des directives et ils peuvent être améliorés sans avoir à suivre le processus de modification qui s’applique aux Règles.

[19] En outre, il est admis que les directives fournies ont été présentées aux parties comme un « guide » pour préparer les documents en vue d’une audience virtuelle, et non comme un ensemble d’exigences rigoureuses. De même, le modèle laisse une certaine marge de manœuvre quant à ce qu’il convient de mentionner dans la description des documents figurant sur la liste.

[20] Néanmoins, au cours de la conférence de gestion préparatoire, le Tribunal a ordonné aux parties de respecter le guide et le modèle. Les outils procéduraux comme les directives écrites et les modèles aident non seulement les parties et les plaideurs non représentés par un avocat en clarifiant les exigences procédurales, ils améliorent également l’efficacité de la procédure. Ils doivent être utilisés par souci d’efficacité et de célérité. Si chaque question procédurale portant sur la manière de préparer un document à être déposé en preuve lors d’une audience virtuelle ou sur la manière de préparer une liste de documents était traitée séparément par le Tribunal ou le greffe, il serait difficile d’assurer le déroulement diligent des affaires dont est saisi le Tribunal, y compris de la présente plainte.

[21] L’utilisation d’outils procéduraux comme le guide fourni en l’espèce peut se traduire par des gains d’efficacité. Toutefois, ces gains ne peuvent être réalisés que si les directives sont respectées.

[22] Le non-respect des Règles ou des directives données au cours de la conférence de gestion préparatoire, sans raison valable, nuit à l’efficacité de la procédure, et pas seulement pour les parties. Cela est d’autant plus vrai lorsque les directives visent des aspects importants du litige ou qu’elles ont été élaborées en fonction de l’affaire en question. Le temps ainsi perdu peut englober le temps consacré par le Tribunal à préparer ou à adapter les directives à l’affaire et à passer en revue les informations ou les documents des parties qui doivent être remaniés, le temps passé à organiser des conférences de gestion préparatoires supplémentaires ou à expliquer les problèmes aux parties, le temps pris pour régler les problèmes de procédure de façon formelle ou informelle, pour confirmer de nouvelles dates et directives et pour assurer que les parties prennent les mesures nécessaires. Le Tribunal a donc moins de temps à consacrer à d’autres plaintes, sans pour autant pouvoir faire progresser l’affaire en cours. En l’espèce, les problèmes liés à la liste conjointe de documents ont également empêché le Tribunal de se pencher sur d’autres questions relatives à la plainte, et ce, pendant que l’affaire est en cours.

[23] Les parties en l’espèce ont l’obligation, de même que le Tribunal, d’essayer d’améliorer l’efficacité de la procédure, notamment en veillant à ce que l’affaire puisse être instruite sans difficulté. Elles auraient dû prendre des mesures pour s’assurer que la liste conjointe de documents soit préparée conformément aux directives formulées dans le guide et le modèle. Comme mentionné, elles avaient reçu la consigne de respecter le guide et le modèle pendant la conférence de gestion préparatoire.

[24] Il est rare que le Tribunal rende une décision sur requête formelle en matière de procédure pour des erreurs commises dans la préparation de documents. En effet, étant donné que préparer une décision sur requête représente une dépense de temps supplémentaire pour le Tribunal, il est pertinent pour lui de se demander si un tel processus est nécessaire. En fait, les erreurs mineures qui n’ont pas d’incidence sur la procédure méritent rarement qu’on s’y attarde. Celles qui le méritent sont habituellement réglées de façon informelle dès que l’occasion se présente pendant la gestion de l’instance ou par lettre.

[25] En l’espèce, le Tribunal a tenté de régler de nombreuses questions avant l’audience, que ce soit au cours des conférences de gestion préparatoires ou par lettres, afin de respecter les objectifs procéduraux énoncés dans la Loi et les Règles et qui consistent à instruire les plaintes sans formalisme et de façon expéditive plutôt que de rendre des décisions formelles. Certaines de ces initiatives ont été mises en œuvre par les parties, mais un trop grand nombre d’entre elles sont restées lettre morte et ont nécessité un suivi fastidieux. La question du respect des directives a déjà été abordée avec les parties par le Tribunal.

[26] Dans ces circonstances, le Tribunal a conclu qu’il était nécessaire de fournir aux parties une décision sur requête motivée afin de s’assurer qu’elles comprennent que le cadre plus informel du processus de gestion de l’instance, par rapport à des procédures formelles, ne les dispense pas de l’obligation de respecter les directives du Tribunal. Lorsque le Tribunal emploie des méthodes plus souples, soit en tentant de régler des questions de divulgation avant l’audience dans le cadre du processus de gestion de l’instance plutôt qu’en exigeant des requêtes, soit en fournissant aux parties des directives écrites et des guides en matière de procédure qui vont au-delà du contenu des Règles, il cherche à rationaliser la procédure et à en améliorer l’efficacité. On s’attend à ce que les directives du Tribunal soient respectées, à moins qu’il n’en soit décidé autrement.

[27] Comme je l’ai mentionné plus haut, le Tribunal exerce son pouvoir discrétionnaire en matière de procédure pour exiger qu’une liste conjointe modifiée de documents et les documents soient déposés à nouveau. En termes clairs, ce ne sont pas tous les documents ou formulaires imparfaits qui doivent être retournés à la partie qui les a déposés afin qu’ils soient corrigés et déposés à nouveau. Il est possible que le Tribunal ait affaire à une partie non représentée par un avocat qui n’a encore jamais préparé une liste électronique de documents et des documents et qui peut avoir besoin de plus d’explications que n’en offre un guide écrit. En revanche, les erreurs qui compromettent l’équité de l’audience doivent être corrigées dans l’intérêt de la justice naturelle. Le problème des passages caviardés et surlignés dans un document sans aucune explication, lequel est abordé plus loin, est un exemple d’une situation où le Tribunal doit s’assurer que la procédure est équitable pour toutes les parties.

[28] Cependant, en l’espèce, les erreurs sont susceptibles de rendre l’audience moins efficiente et plus difficile pour les participants. La liste conjointe de documents sera vraisemblablement beaucoup utilisée par les parties pendant l’audience, vu la nature des questions en litige. Elle comporte environ 900 pages. Un certain nombre de témoins seront contre-interrogés au sujet des documents figurant sur la liste conjointe de documents. Il faudra donc que les participants puissent avoir accès à la preuve documentaire et la consulter efficacement et rapidement pendant l’audience.

[29] La liste conjointe de documents a été préparée au nom des parties par des avocats qui possèdent une expertise en la matière et qui ont accès à des ressources. La liste de documents aurait dû être préparée et déposée en conformité avec toutes les directives.

V. L’absence d’explication pour le caviardage et la mise en relief

[30] La présente décision sur requête s’intéresse plus particulièrement à un problème lié à la liste conjointe de documents. Dans un document de 131 pages, appelé Doc-2 sur la liste conjointe de documents, des passages ont été caviardés et des passages ont été surlignés en jaune. Or, le Tribunal n’est pas en mesure de vérifier si ces marques sont présentes sur l’original du document ou si la preuve documentaire a été altérée. Si une copie du document a été altérée au cours de la présente instance, aucune explication n’a été donnée quant à savoir qui en est responsable et quelles en sont les raisons. Si une partie a unilatéralement caviardé un document aux fins du présent litige, elle n’y était pas autorisée.

[31] Dans le cas où des documents devant être déposés auprès du greffe apparaîtraient altérés aux yeux du Tribunal ou des autres parties, on s’attend à ce que ces modifications soient portées à l’attention du Tribunal et que des explications soient fournies. Il convient de donner des explications puisque la preuve documentaire doit être préservée et n’est pas censée être altérée par une partie après que celle-ci ait été avisée d’un litige, même pas au cours de l’examen et de la préparation de la liste de documents.

[32] L’autorisation de caviarder un document est habituellement demandée lorsque les caviardages visent à protéger la vie privée ou la confidentialité. La partie qui souhaite caviarder des documents est tenue d’aviser les autres parties des caviardages projetés et d’en expliquer les raisons. Les autres parties ont le droit de répondre. Rien dans la liste conjointe de documents n’indique que cela a été fait. Si les marques ont été ajoutées sans que les autres parties en aient été informées, il s’agit d’un problème d’équité procédurale qui doit être corrigé.

[33] Par ailleurs, avant que des documents caviardés soient déposés auprès du greffe, le Tribunal doit d’abord rendre une directive ou une ordonnance selon laquelle des passages précis des documents peuvent être caviardés pour des raisons de protection de la vie privée parce qu’ils ne sont pas pertinents, ou, si les passages sont susceptibles d’être pertinents, il doit rendre une ordonnance de confidentialité en vertu de l’article 52 de la Loi. Les instances devant le Tribunal sont publiques sauf dans les circonstances prévues par l’article 52 :

52 (1) L’instruction est publique, mais le membre instructeur peut, sur demande en ce sens, prendre toute mesure ou rendre toute ordonnance pour assurer la confidentialité de l’instruction s’il est convaincu que, selon le cas :

a) il y a un risque sérieux de divulgation de questions touchant la sécurité publique;

b) il y a un risque sérieux d’atteinte au droit à une instruction équitable de sorte que la nécessité d’empêcher la divulgation de renseignements l’emporte sur l’intérêt qu’a la société à ce que l’instruction soit publique;

c) il y a un risque sérieux de divulgation de questions personnelles ou autres de sorte que la nécessité d’empêcher leur divulgation dans l’intérêt des personnes concernées ou dans l’intérêt public l’emporte sur l’intérêt qu’a la société à ce que l’instruction soit publique;

d) il y a une sérieuse possibilité que la vie, la liberté ou la sécurité d’une personne puisse être mise en danger par la publicité des débats. (non souligné dans l’original)

[34] L’article 52 exige qu’une partie qui cherche à préserver la confidentialité présente une demande en vue d’obtenir une ordonnance. Elle doit persuader le membre instructeur du Tribunal qu’une ordonnance de confidentialité devrait être rendue. Les questions de vie privée et de confidentialité soulèvent des enjeux importants et doivent être soumises au Tribunal. En fait, elles ne doivent pas être réglées unilatéralement par une partie ou sur consentement des parties sans la participation du Tribunal.

[35] Les mêmes questions se posent quant à l’importance potentielle des passages surlignés dans le document. Aucune explication n’a été fournie à ce sujet avec la liste conjointe de documents lorsqu’elle a été déposée. Rien n’indique si le Tribunal a obtenu une copie en couleur du document original ou si la mise en relief a été ajoutée. Dans le second cas, une partie ne devrait pas altérer la preuve documentaire présentée au Tribunal afin de porter des passages précis à son attention sans en aviser l’autre partie ou sans que le Tribunal ne lui ait demandé de le faire. Si la mise en relief a été faite en cours d’instance, mais pour une autre raison, cela aurait dû être expliqué.

VI. Ordonnances

[36] Les parties doivent déposer une liste conjointe corrigée des documents et les documents au plus tard le 23 novembre 2023.

[37] Toute partie ayant une connaissance directe des caviardages et des mises en relief doit fournir des explications écrites au Tribunal au plus tard le 23 novembre 2023. Ladite partie est invitée à sonder les autres parties pour connaître leur opinion quant à la pertinence des caviardages et des mises en relief, si elle ne l’a pas déjà fait.

Signée par

Kathryn A. Raymond, c.r.

Membre du Tribunal

Ottawa (Ontario)

Le 20 novembre 2023

 

Tribunal canadien des droits de la personne

Parties au dossier

Dossier du Tribunal : T2582/13920

Intitulé de la cause : Ray Davidson c. Affaires mondiales Canada

Date de la décision sur requête du Tribunal : Le 20 novembre 2023